Proč nestačí odpověď e-mailem
Tohle překvapí skoro každého. § 1212 chce k platnosti hlasu vyjádření s datem a vlastnoručním podpisem, a to na listině, která obsahuje celý text návrhu. Nikoli odpověď „souhlasím“ v e-mailu, nikoli klik v aplikaci — pokud stanovy výslovně neupravují elektronickou formu s odpovídající průkazností.
Praktický důsledek: hlasovací listina musí být jeden list, na kterém je text usnesení i podpisové pole. Když pošlete text zvlášť a podpisový arch zvlášť, hlas je zpochybnitelný.
Vzor 1 — Návrh na rozhodnutí mimo zasedání
Doplňte údaje v hranatých závorkách. K vytištění nebo vložení do e-mailu.
Návrh na rozhodnutí mimo zasedání shromáždění (per rollam)
Společenství vlastníků [název SVJ], IČO [IČO], se sídlem [adresa]
Vážená vlastnice, vážený vlastníku, v souladu s § 1210 a násl. občanského zákoníku a čl. [číslo článku] stanov společenství Vám předkládáme k rozhodnutí mimo zasedání shromáždění tento návrh usnesení:
[Přesné znění navrhovaného usnesení.]
Podklady k posouzení návrhu [jsou přiloženy / jsou k nahlédnutí na adrese [kde] / jsou zveřejněny na [odkaz]].
Vyjádřete se prosím do [datum], tedy ve lhůtě [počet] dnů od doručení tohoto návrhu, a to na přiložené hlasovací listině. K platnosti hlasu je nutné uvést datum a listinu vlastnoručně podepsat.
Vyplněnou listinu doručte [způsob — do schránky SVJ, poštou na adresu, osobně předsedovi].
V [místo] dne [datum] · [jméno a funkce], statutární orgán společenství
Vzor 2 — Hlasovací listina
Tenhle list dostane každý vlastník. Text usnesení musí být na něm, ne jen v průvodním dopise.
Hlasovací listina — rozhodnutí mimo zasedání shromáždění
Společenství vlastníků [název SVJ], IČO [IČO]
Úplné znění navrhovaného usnesení:
[Sem zkopírujte celý text usnesení z návrhu.]
Vlastník jednotky č. [číslo]: [jméno a příjmení]
Velikost spoluvlastnického podílu: [podíl]
[ ] SOUHLASÍM
[ ] NESOUHLASÍM
[ ] ZDRŽUJI SE
Datum vyjádření (den, měsíc, rok): ...........................
Vlastnoruční podpis: ...........................
Bez data a vlastnoručního podpisu je hlas podle § 1212 neplatný.
Po hlasování: vyhlášení výsledku
Sečtením to nekončí. Statutární orgán musí vlastníkům oznámit výsledek hlasování i celý obsah přijatého rozhodnutí (§ 1213). Uschovejte všechny podepsané listiny — jsou to jediný doklad o tom, jak kdo hlasoval, a při sporu je budete potřebovat.
Hlasy se počítají podle velikosti spoluvlastnických podílů, ne podle počtu bytů. Kdo se nevyjádřil ve lhůtě, k jeho hlasu se nepřihlíží.
Co z toho za vás udělá Vespol
Papírové podpisy vám nikdo neodpáře — ty zákon chce. Otravná je ale zbylá práce kolem: rozeslat návrh všem, uhlídat, komu kdy běží lhůta, připomenout těm, kdo se ještě nevyjádřili, a nakonec hlasy sečíst podle podílů.
Přesně tohle ve Vespolu odbavíte z telefonu: návrh rozešlete všem najednou, aplikace hlídá lhůtu u každého vlastníka zvlášť, ukazuje, kdo chybí, a výsledek spočítá podle podílů. Podepsané listiny pak nahrajete k rozhodnutí, takže leží u domu, ne v šuplíku předsedy.