Zavedení aplikace je pro dům nový opakovaný výdaj a nové zpracování osobních údajů. Tady je všechno, co k tomu výbor potřebuje — texty jsou připravené k vytištění, upravte si je podle svých stanov.
Nejde o právní radu. Texty jsou vzory, které vychází z běžné praxe SVJ. Vaše stanovy mohou vyžadovat jiný postup nebo jinou většinu — v pochybnostech se poraďte s právníkem nebo se ozvěte a projdeme to spolu.
1. Usnesení o zavedení aplikace pro správu domu
Pro shromáždění vlastníků. Doplňte údaje v hranatých závorkách.
Návrh usnesení shromáždění vlastníků jednotek
Společenství vlastníků [název SVJ], IČO [IČO], se sídlem [adresa]
Shromáždění vlastníků jednotek schvaluje zavedení aplikace pro správu domu Vespol, provozované Juliusem Joskou, IČO 24409979, a to za účelem vedení oznámení, rozhodování mimo zasedání, evidence závad, revizí a dokumentace domu.
Shromáždění schvaluje související opakovaný náklad ve výši [249 Kč měsíčně / 2 490 Kč ročně] hrazený z příspěvků na správu domu a pozemku, a to počínaje [datum].
Shromáždění pověřuje výbor uzavřením smlouvy s poskytovatelem včetně smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení GDPR a zpřístupněním aplikace vlastníkům jednotek.
Pro: [ ]
Proti: [ ]
Zdržel se: [ ]
Usnesení bylo / nebylo přijato. V [místo] dne [datum].
Varianta: rozhodnutí výboru, když je výdaj v rámci schváleného rozpočtu
Výbor společenství rozhodl o zavedení aplikace Vespol pro správu domu a o úhradě souvisejícího nákladu ve výši [částka] z položky [název položky rozpočtu] schváleného rozpočtu na rok [rok]. Výbor pověřuje [jméno] uzavřením smlouvy včetně smlouvy o zpracování osobních údajů.
Tuhle cestu použijte jen tehdy, pokud vám stanovy a schválený rozpočet takové rozhodnutí umožňují. Když si nejste jistí, dejte to na shromáždění — je to o jedno hlasování, ne o spor za dva roky.
2. Osobní údaje v aplikaci — jedna stránka pro shromáždění
Na schůzi vždycky někdo vstane s otázkou „kdo uvidí, kolik dlužím“. Tohle je odpověď.
Kdo za údaje odpovídá
Správcem osobních údajů zůstává naše společenství. Vespol je zpracovatel — zpracovává údaje jen podle našich pokynů a na základě smlouvy podle čl. 28 GDPR, kterou s ním výbor uzavře.
Co se zpracovává
Jméno, e-mail, případně telefon, označení jednotky a spoluvlastnický podíl. Dále obsah, který do aplikace vložíte sami: hlášení závad, hlasy, zprávy v chatu domu.
Kdo co vidí
Vlastník vidí oznámení domu, svoje jednotky, svoje hlasy a adresář sousedů.
Výbor vidí navíc finance domu a kontakty vlastníků — bez nich nemůže dům spravovat.
Telefon i e-mail si každý může v adresáři skrýt. Skrytí platí na serveru, ne jen na obrazovce.
Dluhy jednotlivých vlastníků aplikace sousedům neukazuje.
Kde údaje leží
Na serverech v České republice. Nepředávají se mimo Evropskou unii, neprodávají se a nepoužívají se k reklamě.
Jak dlouho
Po dobu, kdy dům aplikaci používá. Po ukončení má společenství devadesát dní na stažení dat, potom se smažou. Vlastník si může kdykoli požádat o smazání svého účtu; zákonné záznamy domu (například jak hlasoval) zůstávají ve spisu společenství.
Na koho se obrátit
Výbor společenství, nebo přímo poskytovatel: info@vespol.cz, +420 731 860 594. Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu a výmaz a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
3. Jak dům zavést — pořadí kroků
U třicetibytového domu je to odpoledne práce. Zakládajícím domům s tím pomůžeme.
1
Rozhodnutí domu
Usnesení shromáždění nebo rozhodnutí výboru podle bodu 1. Bez něj nemá výdaj krytí.
2
Založení domu v aplikaci
Název, adresa, IČO. Tři minuty; zkušební období běží třicet dní bez zadávání karty.
3
Jednotky a podíly
Z prohlášení vlastníka. Máte-li seznam v Excelu, načtete ho rovnou; podíly umíme spočítat i z podlahových ploch.
4
Vlastníci k jednotkám
Bez téhle vazby se hlasy nemají podle čeho vážit. Vlastníka lze přiřadit rovnou při importu.
5
Pozvánky výboru
Nejdřív výbor, ať si aplikaci projde a shodne se na tom, co v ní bude. Teprve pak zbytek domu.
6
První oznámení a QR do vchodu
Oznámení, které uvidí i sousedé bez účtu, a QR kód na veřejnou vývěsku ve vchodu.
7
Smlouva a faktura
Objednávka tarifu v aplikaci, my pošleme smlouvu, zpracovatelskou smlouvu a fakturu převodem.