Zpracování osobních údajů

1. Role stran

Společenství vlastníků jednotek nebo bytové družstvo, které službu užívá (dále jen „správce“), je správcem osobních údajů vkládaných do služby. Julius Joska, IČO 24409979, se sídlem č.p. 98, 262 11 Rosovice, provozovatel služby Vespol (dále jen „zpracovatel“), tyto údaje zpracovává jménem správce a podle jeho pokynů.

2. Předmět, doba, povaha a účel zpracování

Předmětem zpracování je provoz portálu pro správu domu (nástěnka, dokumenty, závady, hlasování, finance), doručování e‑mailů a oznámení členům domu a po spuštění služby AI zápis také zpracování zvukových záznamů schůzí na návrhy zápisů. Zpracování zahrnuje shromáždění, uložení, strukturování, zpřístupnění členům domu, pseudonymizaci, zálohování a výmaz. Trvá po dobu trvání smlouvy o užívání služby.

3. Subjekty údajů a kategorie údajů

Zpracování se týká zejména těchto subjektů údajů:

• –vlastníci a nájemci jednotek, členové společenství či družstva,
• –členové výboru a dalších orgánů domu,
• –účastníci schůzí zachycení na zvukovém záznamu,
• –kontaktní osoby dodavatelů a dalších třetích stran v dokumentech domu.

Kategorie údajů:

• –identifikační a kontaktní údaje (jméno, e‑mail, adresa, číslo jednotky),
• –údaje o platbách, zálohách a dluzích vůči domu,
• –obsah dokumentů, oznámení, hlášených závad a hlasování,
• –zvukové záznamy schůzí, jejich přepisy a návrhy zápisů.

Zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR) nejsou zpracovávány cíleně; ojediněle se mohou vyskytnout v záznamu schůze, pokud je účastníci sami zmíní.

4. Pokyny správce

Zpracovatel zpracovává údaje pouze na základě doložených pokynů správce. Za pokyn se považuje nastavení a běžné užívání funkcí služby, včetně odeslání nahrávky ke zpracování. Má-li zpracovatel za to, že pokyn porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, bez zbytečného odkladu na to správce upozorní.

5. Mlčenlivost a zabezpečení

Osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje jsou zavázány mlčenlivostí. Zpracovatel s ohledem na povahu zpracování udržuje technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, zejména:

• –šifrování dat při přenosu,
• –řízení přístupů podle rolí a oddělení dat jednotlivých domů,
• –pravidelné zálohy uchovávané v Evropské unii (Česká republika a Německo),
• –záznamy o přístupech a technických událostech.

6. Sub-zpracovatelé

Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Ke dni účinnosti tohoto dokumentu jsou zapojeni:

Oznámení ve webovém prohlížeči doručuje push služba výrobce prohlížeče, kterou si zvolil sám uživatel (u Chrome Google, u Safari Apple, u Firefoxu Mozilla); obsah takového oznámení je šifrovaný a push služba jej nemůže přečíst.

Databáze a aplikace běží na serverech zpracovatele v České republice; ty provozuje přímo zpracovatel, nejde tedy o sub‑zpracování.

Služba AI zápis k 27. září 2026 není v provozu. Po jejím spuštění se zapojí sub‑zpracovatel Anthropic, PBC (USA), jehož jazykový model Claude sestaví z pseudonymizovaného přepisu návrh zápisu. Předání se bude opírat o smlouvu o zpracování, EU-US Data Privacy Framework a standardní smluvní doložky; data se nepoužijí k trénování modelu. Přepis řeči na text proběhne v České republice. Zapojení oznámí zpracovatel postupem podle následujícího odstavce.

Zamýšlené změny v okruhu sub‑zpracovatelů oznámí zpracovatel správci e‑mailem nejméně 14 dnů předem. Správce může vznést námitku; nedojde-li ke shodě, může smlouvu vypovědět podle obchodních podmínek. Sub‑zpracovatelé jsou vázáni povinnostmi ochrany údajů srovnatelnými s tímto dokumentem.

7. Pseudonymizace při AI zápisu

Po spuštění AI zápisu nahradí služba před odesláním textu jazykovému modelu jména, adresy a čísla jednotek tokeny, například ⟨J‑14⟩. Převodní tabulka mezi tokeny a skutečnými údaji zůstává výhradně na infrastruktuře zpracovatele v České republice a model k ní nemá přístup. Skutečné údaje se do zápisu doplní až při finálním sestavení dokumentu.

8. Předávání mimo EU a EHP

Údaje domu jsou uloženy v České republice a v Německu (EU). Mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor se předávají pouze:

• –obsah odesílaných e‑mailů a adresa příjemce společnosti Sand Dune Mail Ltd na Nový Zéland, na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle čl. 45 GDPR,
• –identifikátor zařízení a text oznámení společnostem Google a Apple do USA, na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) podle čl. 45 GDPR.

Dokumenty, hlasování, finanční evidence ani zvukové záznamy se mimo Evropskou unii neukládají.

9. Součinnost se správcem

Zpracovatel je správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů i při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR, včetně posouzení vlivu na ochranu osobních údajů. Porušení zabezpečení osobních údajů oznámí správci bez zbytečného odkladu po jeho zjištění, nejpozději do 48 hodin, s popisem povahy porušení, pravděpodobných důsledků a přijatých opatření.

10. Výmaz a vrácení údajů

Po ukončení smlouvy má správce 90 dnů na export dat domu ve strojově čitelném formátu. Poté zpracovatel osobní údaje vymaže, včetně kopií v zálohách v rámci jejich obvyklé obměny, ledaže právo Evropské unie nebo České republiky ukládá jejich další uchování.

11. Audity

Zpracovatel poskytne správci informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR. Audit či inspekci umožní po předchozí písemné dohodě o termínu a rozsahu, zpravidla nejvýše jednou za 12 měsíců a tak, aby nebyl narušen provoz služby ani bezpečnost dat ostatních domů.

12. Závěrečná ustanovení

Tento dokument se řídí právním řádem České republiky. V otázkách zpracování osobních údajů má přednost před obchodními podmínkami. Kontaktní adresou pro záležitosti ochrany údajů je info@vespol.cz.

Změny dokumentu

• –Verze 1.1, účinnost od 27. září 2026 — úplný seznam sub‑zpracovatelů (Hetzner, SMTP2GO, Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service) a předání mimo EU; Anthropic přesunut mezi sub‑zpracovatele, kteří se zapojí až spuštěním AI zápisu.
• –Verze 1.0, účinnost od 1. července 2026 — první znění.